בינה עסקית- התייעלות ארגונית במאה ה-21

מאת: אמיר גרין

המושג בינה עסקית (Business Intelligence) הופיע לראשונה בתחילת שנות ה- 90 של המאה הקודמת וכיום מקבל משמעות רחבה ויישומית הרבה יותר. BI הינה מערכת חקר ביצועים, אשר נוצרה מתוך הרעיון לתת למנהלים בארגונים, כלים לניתוח המידע הארגוני שהצטבר, במטרה לייעל תהליכים ולחסוך במשאבים ובאנרגיה. בעשור האחרון חלה צמיחה מאסיבית של כניסת מערכות ERP לארגונים. מערכות אלו נועדו לסייע בניהול הארגון מקצה לקצה, החל מהשלב בו נכנסת הזמנה ודרך כל מרכיבי הרכש ושרשרת האספקה. במערכות ה-ERP נאגר מידע רב שיש לנתחו ולהפיק ממנו לקחים לטובת קביעת החלטות עתידיות נכונות.

עם צמיחת עידן ה- ERP, פותחו מערכות BI השואבות מידע מתוך מערכות אלה, באמצעות כלי OLAP ( ,(On-Line Analyze Processingמנתחות אותו ומציגות את המידע המעובד בצורה ויזואלית, בהירה וברורה למנהלים. ברוב המקרים מתגלה פער בין המדדים המוצגים בתוך המערכות לבין המציאות עצמה. הבעיה אינה נובעת ממערכות ה- BI, אלא מכך שהנתונים המוזנים לתוך מערכות ה- BI, מגיעים רק לאחר שהפעילות בשטח הסתיימה, ולפיכך, אינם מאפשרים לאירגון להגיב בזמן אמת.

הטמעתן של מערכות BI שיפרה במידה ניכרת את שיטות הניהול והעניקה כלים חדשניים שאפשרו להם להגיב בצורה טובה יותר להזדמנויות ולאיומים בשווקים התחרותיים ולבצע חקר ביצועים אסטרטגי על המגמות וההתפתחויות, כפי שהוזנו למערכות המידע בארגון. יחד עם זאת, ברוב המקרים הן עדיין לא מאפשרות למנהלים להגיב ולהשפיע על ההתרחשויות שקורות בשטח, בזמן אמת.

לדוגמא, "חוק הטכנאים" אשר נכנס לתוקף באוקטובר 2010 המחייב חברות המשתמשות בשירות של טכנאים עבור לקוחותיהם, לפצות את הלקוח במקרים בהם הטכנאי לא הגיע במועד שנקבע מראש. כאשר מדובר בחברה המעסיקה מעט טכנאים, ניתן בקלות יחסית לעקוב אחר התנהלות הטכנאים ולוודא שהם מבצעים את משימותיהם בזמן. אך בחברה אשר מפעילה מערך של מאות טכנאים, יכולת השליטה מתרופפת וטעויות רבות מתרחשות.

מכאן, שלמרות השיפור המשמעותי בתחום הבינה העסקית בעשור האחרון, עדיין יש לאן להתקדם. השלב הבא הינו BI אשר יודע להתריע על בעיות, מעט לפני שהן קורות, ובכך לצמצם את הנזקים ולהתערב במקום בו נדרשת התערבות ניהולית.
כדי שמערכות ה- BI יציגו את המצב הקיים בצורה שתאפשר למנהלים להשפיע, עליהן לקבל את הנתונים בזמן התרחשותם. בחברות אשר פעילותן מתבצעת מחוץ לכותלי המשרד כגון: בניית תשתיות, הפצה ולוגיסטיקה, שילוח, תמיכה בבית הלקוח ועוד, ללא כלים ייעודיים ומתאימים, איש השטח לא יוכל לבצע את עבודתו ובמקביל לדווח אודותיה, אלא יעשה זאת רק בסיום העבודה או המשמרת. כדי שהמידע יוכל להיות מופק ברגע ההתרחשות, נדרש מחשוב של התהליך המתבצע בשטח.

מעבר להזנת מערכות ה- BI בזמן אמת, מחשוב התהליכים בשטח מסוגל לספק מידע רחב יותר אודות המתרחש ובכך, אף להרחיב את היעילות של ניתוח הנתונים. מחשוב תהליכי קצה אינו דבר חדש, הוא החל את דרכו בתחילת העשור האחרון. אך למשך זמן רב, הוא נחשב למשני בחשיבותו ביחס ל- ERP. בשנים האחרונות החלו חברות להבין שהרחבת מערכות הניהול שלהם עד לרמת העובד בשטח מהווה ערך מוסף עצום עבור החברה, במונחים של השבחת השירות, מניעת טעויות, וייעילות ארגונית.

בינה עסקית בזמן אמת היא האמצעי היחידי אשר יכול להציג בפני המנהל תמונה כוללת ומדוייקת למה שקורה בשטח ולאפשר לו לנהל את הפעילות בצורה יעילה , תוך מתן אפשרות להשפיע על התהליכים בזמן התרחשותם. מידע עסקי מדוייק, הנשען על נתונים עדכניים, ומחשוב אנשי השטח, הינם צורך קיומי עבור חברות בשוק תחרותי, ומאפשר הגדלת רווחים, ניצול נכון יותר של המשאבים, צמצום עלויות ומתן שירות טוב ויעיל יותר ללקוח.

הכותב הינו מייסד ושותף בחברת מובידאו