כאשר ארגון משקיע מהונו ברכישת מערכת טכנולוגית תשתיתית, בכוונתו לקבל תמורה כלכלית לאורך זמן. יעוד המערכת להפיק באופן שוטף תוצרים מועילים לצרכנים יחד עם יצירת גידול בהכנסות של הארגון.

מערכת טכנולוגית תשתיתית – החשיבות של מפרט הקבלה

מאת: אברהם לביא*

כאשר ארגון משקיע מהונו ברכישת מערכת טכנולוגית תשתיתית, בכוונתו לקבל תמורה כלכלית לאורך זמן. יעוד המערכת להפיק באופן שוטף תוצרים מועילים לצרכנים יחד עם יצירת גידול בהכנסות של הארגון.

קו הרכבה של אינוורטרים דינו כדין מערכת פוטוולטאית הממוקמת על גג של רפת מרכזית או תנור במפעל ליצור להבים מחומרים מרוכבים עבור טורבינות רוח. שלושתן אמורות לתת את התפוקה והתוצרת המצויינות בהתחייבות החוזית בין הספק/האינטגראטור, אותו אנחנו נוהגים לכנות כיצרן הציוד.

כיום כמעט ואין ספק המייצר את כל המכלולים המרכיבים את המערכת הראשית. מספר ניכר של המכלולים המרכיבים את המערכת נרכש מספקי משנה והאינטגראטור (הספק) מוודא את השילוב ביניהם. תרומתם המתואמת טכנית מביאה להקמת מערכת טכנולוגית אינטגראטיבית הנותנת את התפוקות והתוצרת אודותם סוכם במפרט הטכני של ההזמנה.

מקובל לבצע את מירב התשלום לספק עם אספקת מכלולי המערכת בחצרי הלקוח. על ידי כך הלקוח אמור לחסוך את ההוצאה "המיותרת" על כתב הערבות: הציוד נמצא אצל הלקוח, הסיכון בפיגורים או אי-אספקה אמור להעלם. אך האם באמת הוא נעלם? חד-משמעית הסיכון עדין קיים, ועוד איך.

המכלולים שנארזו ונשלחו על ידי הספק/האינטגראטור של המערכת, מונחים בחצרי הלקוח. אינכם יודעים וזה גם לא מעניינכם, באם המדיניות שלו היא לבדוק בנפרד ומראש כל מכלול שנשלח או שהוא מסתפק בהצהרת ספק המשנה שהציוד תקין. בנוסף, ברוב ההתחייבויות לאחריות עבור הציוד המסופק מקובלת התקופה כ"גב אל גב" עם ספק המשנה.האחריות מתחילה להחשב עם אספקת הטובין ללקוח אם ב"תפזורת" או כמערכת עובדת. הזמן העובר בין הגעת הציוד למפעל ועד שרואים תפוקה משמעותית מהמערכת – "מבוזבז" על התקנה, הפעלה ראשונית, הדרכה והטמעה. אם "מרפי" מבקר במפעל בתקופה זו, אזי משך ההתקנה מתארך מפאת הצורך בפתרון תקלות, "חבלי לידה" ו"התבגרות".

ספק המערכת הטכנולוגית קיבל לפחות 80% מערך ההזמנה. המפעל המזמין הקצה שטח מתאים והשקיע משאבים בהכנות לקליטת המערכת. יתרה מזאת, במפעל מיסדו את תוכנית העומס השנתית בהסתמך על הציוד החדש. עבור אנשי התכנון שהם עושי דברם של הבעלים והמנכ"ל, הציוד הגיע ( הרי שילמו עבורו במיטב כספם) סימן שהוא כבר נותן את התפוקה המליאה.

ההשקעה בוצעה אך התפוקות ויחד עמן הגידול בהכנסות – מתעכב. כל זאת באין תהליך מסירה/קבלה ממוסד ומוסכם מראש שמטרתו למנוע את הויכוח האינסופי אודות השלמת כל המחוייבויות של הספק כלפי הלקוח.

ההתנהלות הנכונה בהקמת מערכת טכנולוגית תשתיתית אמורה להיות כפי שנוהגים בכל פרוייקט טכנולוגי. ממסדים כבר בשלבים הראשונים להזמנה, יחד עם הספק, את מפרט תהליך הקבלה (ATP-Acceptance Test Procedure) המהווה חלק מתהליך הכנת המפרט הטכני.

מטרת תהליך הקבלה לוודא את השלמת המחוייבויות הטכנולוגיות של הספק כלפי הלקוח.

מפרט הקבלה מיועד להנחות את שני הצדדים: המזמין והספק, איך לקיים בפועל את תהליך הקבלה הטכני של המערכת המוזמנת. מטרתו להצביע לוגיסטית על הציוד שהוזמן ולרשום את המצאותו, להראות שמכלולי המשנה מתממשקים עם התשתית המפעלית והמערכת הראשית המותקנת במיקום שנקבע, מספקת את התפוקות והתוצרת לשמן היא נרכשה.

לכל יצרני המערכות הטכנולוגיות התשתיתיות יש מפרטי תהליך קבלה מוכנים מראש אותם יש להתאים למפרט הטכני של הציוד הספציפי אותו רוכשים. דוגמאות מובנות של     "Acceptance Test Procedure" ניתן למצוא באינטרנט.

אני נוהג לחלק את מפרט הקבלה לשלשה פרקים עיקריים:

מבוא המתאר את התוצרים והתפוקות הנדרשות מהמערכת, מציג רשימת מצאי של המכלולים המסופקים כחלק מהמערכת הנרכשת ואת מערכות המשנה ההיקפיות שהן חלק מהתשתית המפעלית, המותקנות בדרך כלל על ידי הלקוח.

הפרק השני מפרט את מהלך הבדיקה של הפרמטרים הפונקציונאליים ("בדיקה יבשה"): מידות, תנועות, לחצים, פקודות, המאפשרים למערכת לספק את התפוקות ואשר נקבעו בצורה מפורשת במפרט הטכני. כמו כן, פרוט מהלך הבדיקה של פרמטרים משניים שהינם חלק בלתי נפרד מתפקוד המכלולים ומערכות המשנה כגון: לחץ ולחות האויר המסופק למערכת, איכות מי-קרור, לחצי שמן קרור וכדומה.

הפרק השלישי מפרט תהליך ביצוע תוצרים ותפוקות בפועל ("בחינה רטובה"): מומלץ לקבוע מראש דוגמאות של שלושה תוצרים שונים (רצוי בפרמטרי קיצון של המערכת) בכדי לבחון את המתקבל בפועל, זמנים ואיכות. על כל סוג תוצר יש לחזור שלוש פעמים בכדי לוודא את ההדירות (Repeatability) של המערכת.

בנוסף למלל הטכני המפרט את הנדרש לבצוע, יש לקבוע את המיקום בו יתבצע תהליך הקבלה. בהתאם לגובה ההשקעה במערכת והתכנון להגדלת התפוקה של הארגון, יש לדרוש ולקיים את התהליך הקבלה קודם לכל אצל הספק שהוא גם האינטגראטור של המערכת.

מומלץ לבצע חיבור/הרכבה של כל המכלולים האמורים להשלח ללקוח ולבצע על המערכת את בדיקות הקבלה. זה הזמן לשלוח את הצוות שיקבל את ההדרכה לתפעול ותחזוקה של המערכת. הבדיקות יתבצעו על ידי הטכנאים של הספק בנוכחות המשתלמים.

במידה והמערכת הטכנולוגית התשתיתית מורכבת, גדולה וניתנת לבחינה רק לאחר ההתקנה הסופית בחצרי הלקוח, יש לפצל ככל הניתן את המערכת הראשית למערכות משנה ולהכין מראש את מפרטי בדיקות קבלה אשר יאמתו את נתוני הביניים של מערכות המשנה. התהליך אמור להבטיח את הצלחת התפעול של המערכת הראשית לאחר ההתקנה הסופית. חובה לדרוש את התייחסות האינטגראטור של המערכת הראשית לנושא זה ולא לצאת מתוך ההנחה שזה מסובך או בלתי אפשרי ועל ידי כך להתעלם מהתהליך. ככל שהמערכת גדולה ומורכבת זהו מהלך נחוץ למזעור הסיכונים.

יש חשיבות גדולה להדרכה בסביבה הטכנית הטבעית לשם קבלת תשובות על השאלות המתעוררת תוך כדי השתלמות ובצוע תהליך הקבלה. בהזדמנות זו המשתלמים בוחנים את התפעול עם השלכה לתנאים במפעל מבחינת אספקות, נגישות וסביבת עבודה. כמו כן, זה השלב להכנת רשימה של חלפים זמינים (MEL-Minimum Equipment List) הנדרשים לתמיכה שוטפת ומניעת השבתות ארוכות במהלך השרות.

בעלים/מנכלי"ם של מפעלים משקיעים מאות אלפי שקלים בכדי לשדרג את התשתית הטכנולוגית וחוסכים בהדרכת צוות טכני איכותי אצל ספקי המערכות, יתרה על כך אינם דורשים בצוע תהליך קבלה מסודר ומלא בחצרות הספקים, בנוכחות המשתלמים.

ספקי ציוד טכנולוגי מקיימים מעבדות לפיתוח התהליכים לשמם מוכרים את המערכות, יש להם אמצעי הדרכה לכל רמות התפעול והאחזקה ומסוגלים לעמוד בדרישות תהליך הקבלה של המערכות המיועדות ללקוחות ספציפיים. זהו חלק בלתי נפרד מתמחור ההצעות.

את תהליך הקבלה הראשוני אצל הספק, יש לתעד בצורה מפורטת עם רישום תוצאות מספריות אשר ישמשו כנתוני יחוס בזמן בצוע תהליך הקבלה של המערכת, לאחר התקנתה במפעל המזמין.

לקוח הדורש בהזמנה את האמור לעיל, גורם לספק המערכת להקצאת הטכנאים האיכותיים. לו"ז האספקה, הבדיקות והמסירה מתקצרים לעומת פרוייקטים עבור לקוחות שהזניחו את נושא תהליך הקבלה אצל הספק. גם אם מתבצע תשלום משמעותי בעקבות קבלת המכלולים הארוזים, לפחות אנחו מודעים לתפוקה על פי המפרט הטכני וכל המכלולים מתפקדים באופן אינטגראטיבי כחלק מהמערכת.

התקנת המערכת בחצרי המזמין, מתבצעת במשותף בין הטכנאים המקומיים יחד עם טכנאי מומחה מטעם הספק המביא עימו ציוד יחודי לבצוע האינטגרציה, האיפוס ומבצע את הנדרש לתפעול תקין. בסיום ההתקנות מתבצע תהליך הקבלה הסופי על ידי הצוות הטכני של המזמין בנוכחות הטכנאי המומחה מטעם הספק.

סיום תהליך הקבלה לאחר ההתקנה הקבועה הוא אקט חוזי משמעותי המעיד על עמידה בדרישות ההזמנה ומסירת המערכת ללקוח. זהו השלב בו הלקוח יכול עדיין להתייחס לתפוקות של המערכת מבלי להדרש לתוספת עלויות. יחד עם זאת הספק זכאי למלוא התשלום  עבור השלמת אבן דרך זו, כפי שמוסכם בהזמנה.

גם במהלך הקבלה המתבצע לאחר ההתקנה, יש לתעד בצורה מפורשת את הנתונים הנמדדים אשר ישמשו כבסיס השוואה לצרכי האחזקה השוטפת.

משלב זה ואילך, התמיכה הטכנית של הספק תכלל בתקופת האחריות המסתיימת מהר מידי. היקף השרות הטכני ינתן על פי המוסכם בהזמנה הכוללת של המערכת.

*אברהם לביא, מנהל פרוייקטים טכנולוגיים ויו"ר ענף טכנולוגיות יצור בלשכת המהנדסים.